سیستم های تلفن گویا کاربردهای بسیار زیادی دارند که متأسفانه بسیاری از شرکت ها به مزایای آن واقف نیستند و از آنها استفاده نمی کنند. در صورتی که استفاده از این نوع سیستم می تواند در موارد زیر راهگشای فعالیت شرکت بوده و شرکت را در جهت دسترسی به اهداف خود یاری نماید:

  • افزایش زمان پاسخگویی به مشتری بصورت 24 ساعته
  • افزایش رضایتمندی در مشتریان
  • کاهش بار کاری منشی یا مدیر فروش
  • اتوماسیون سازی سیستم اطلاع رسانی و تضمین ارائه اطلاعات کامل به مشتری
  • اعمال مدیریت مرکزی بر ارسال و دریافت فکس ها
  • امکان ارسال فکس گروهی
  • حذف دستگاه فکس
  • و بسیاری موارد دیگر...

در اینجا به توضیح برخی از این موارد می پردازیم.

افزایش زمان پاسخگویی

پس از پایان یافتن ساعت کاری، بسیاری از مشتریان هستند که تمایل به دریافت اطلاعات دارند ولی می بایست تا فردای آن روز صبر نمایند. این زمان انتظار برای بسیاری از مشتریان باعث از دست رفتن انگیزه برای خرید می انجامد و ممکن است شما این مشتری را از دست بدهید. در صورتی که شما با راه اندازی یک سیستم تلفن گویا می توانید اطلاعات کلی از محصولات خود و یا حتی لیست قیمت آنها را به اطلاع مشتری برسانید و زمان انتظار مشتری را به نفع خود تغییر دهید.

همچنین کسانی که از تبلیغات تلویزیونی استفاده می کنند، از آنجا که پیک مشاهده تلویزیون در شب بوده که شرکت ها تعطیل می باشند، می توانند از این سیستم جهت نگهداری مشتریان استفاده نمایند. همانند «قلم چی» که در تبلیغات تلویزیونی خود شماره تلفن گویای 24 ساعته خود را اعلام می کند.

کاهش بار کاری منشی یا مدیر فروش

همواره کارمندانی که با مشتریان سر و کار دارند می بایست اطلاعات مشخصی را به بسیاری از آنها بصورت تکراری ارائه نمایند که ممکن است این مسئله باعث خستگی آنها شده و راندمان کار را کاهش دهد؛ و یا دچار اشتباه شده و یک نکته بسیار مهم برای یک مشتری توضیح داده نشود و این مسئله بار مالی یا اعتباری شدیدی به شرکت تحمیل کند. شما با راه اندازی یک تلفن گویای ساده می توانید این مشکل را به سادگی رفع نمایید. ولی چگونه؟

شما ابتدا یک بسته تلفن گویا خریداری می کنید و آن را روی یک سیستم کامپیوتری نصب می کنید. اطلاعاتی که بصورت دائم به مشتریان ارائه می شود را بصورت صوتی (و یا حتی بصورت فکس) درون آن ضبط می کنید و برای هر کدام عددی تعریف می کنید. کامپیوتر را به یک داخلی و یا خط شهری متصل می کنید و اعداد تعریف شده را به کارمند خود می دهید. حال سیستم چطور به کارمند شما کمک خواهد کرد؟

مشتری با کارمند شما تماس گرفته و اطلاعاتی کلی از محصولات شما از او می گیرد. سپس در مورد یک محصول ابراز علاقه می کند و مایل است اطلاعات بیشتری از آن دریافت کند. کارمند شما می گوید: «من شما را به سیستم تلفن گویا متصل می کنم تا اطلاعات کامل را به شما بدهد. در انتها اگر سوالی داشتید دوباره به من متصل خواهید شد.» و بلافاصله مشتری را به داخلی متصل به تلفن گویا متصل می کند، عدد متناظر با محصول را وارد می کند و گوشی را می گذارد. نرم افزار شروع به پخش پیام مورد نظر نموده (و یا اطلاعات را بصورت فکس برای او ارسال می کند) و در انتها در صورت لزوم مخاطب را مجددا به کارمند شما متصل می کند.