منشی تلفنی عبارتست از یک سیستم نرم افزاری یا سخت افزاری (مثل گوشی های پاناسونیک منشی دار) که در هنگامی که کسی قادر به پاسخگویی به تماس نباشد، پیام تماس گیرنده را ضبط کرده و یا یک پیام ثابت را برای وی پخش می کند. البته ممکن است سیستم های منشی تلفنی امکانات دیگری نیز به همراه داشته باشند؛ ولی در هر صورت بصورت یک ارتباط یک سویه عمل کرده و کاربر نمی تواند با آن تعامل داشته باشد.

امکانات دیگری ممکن است سیستم های منشی تلفنی به همراه داشته باشند: مثل امکان شنیدن پیام های ضبط شده از تلفنی دیگر و...